Un evento può usare bicchieri compostabili e predisporre la raccolta differenziata, ma questo non basta a dimostrare che sia gestito in modo sostenibile.
Bisogna considerare anche energia, trasporti, accessibilità, sicurezza, fornitori, sprechi alimentari, condizioni di lavoro, rapporto con il territorio e risultati ottenuti.
In Ekoe lavoriamo da anni con sagre, feste, catering e manifestazioni di dimensioni diverse. Abbiamo fornito e supportato oltre 200 eventi, confrontandoci direttamente con organizzatori, associazioni, volontari e operatori che devono gestire grandi quantità di stoviglie, contenitori, rifiuti e residui alimentari in tempi molto stretti.
Questa esperienza ci ha mostrato che le difficoltà non nascono quasi mai dalla sola scelta del prodotto.
Il problema emerge quando forniture, punti di somministrazione, raccolta, personale e gestore dei rifiuti non vengono coordinati prima dell’apertura.
Può succedere, per esempio, che vengano acquistati piatti compostabili ma utilizzati insieme a bicchieri e posate in plastica tradizionale. A fine serata, quando bisogna liberare rapidamente l’area, distinguere i materiali diventa difficile e aumenta il rischio che tutto finisca nell’indifferenziato.
La ISO 20121 serve proprio a superare questa gestione frammentata. Trasforma le singole buone intenzioni in un sistema organizzato, con responsabilità, obiettivi, fornitori selezionati, controlli e risultati misurabili.
Che cos’è la norma ISO 20121
La ISO 20121 è una norma volontaria che definisce i requisiti di un sistema di gestione della sostenibilità applicato agli eventi. Può essere adottata per manifestazioni di qualsiasi tipo e dimensione e considera insieme gli impatti ambientali, sociali ed economici.
Non stabilisce un modello identico per tutti. Una sagra di paese, un congresso internazionale e un festival musicale devono applicare lo stesso metodo generale, ma avranno priorità, rischi e indicatori differenti.
Evoluzione dalla versione 2012 alla nuova ISO 20121:2024
La prima versione della ISO 20121 è stata pubblicata nel 2012, anche sulla base dell’esperienza maturata con l’organizzazione dei Giochi olimpici e paralimpici di Londra.
Nel 2024 è stata pubblicata la seconda edizione, che sostituisce la precedente.
Il sistema continua a basarsi su elementi come:
- analisi del contesto;
- individuazione delle parti interessate;
- definizione della politica;
- valutazione di rischi e opportunità;
- obiettivi;
- controllo delle attività;
- monitoraggio;
- audit;
- riesame;
- miglioramento continuo.
La versione 2024 rafforza però alcuni aspetti diventati centrali nella gestione degli eventi:
- inclusività;
- diritti umani;
- diritti dei minori;
- coinvolgimento degli stakeholder;
- eredità lasciata dall’evento;
- impatti sociali;
- responsabilità della catena di fornitura;
- modalità con cui dimostrare la conformità;
- integrazione con altri sistemi di gestione.
La sostenibilità non viene quindi ridotta alla raccolta differenziata o alla sostituzione della plastica.
Un evento può organizzare correttamente i rifiuti, ma essere poco accessibile, creare problemi alla comunità locale o affidarsi a fornitori privi di criteri adeguati.
Anche le forniture devono essere considerate nel loro insieme. Le stoviglie monouso per fiere e convegni non vanno scelte soltanto sulla base del materiale e del prezzo.
Bisogna valutare anche:
- quantità realmente necessarie;
- modalità di distribuzione;
- compatibilità con gli alimenti serviti;
- indicazioni date al personale;
- raccolta prevista a fine utilizzo;
- documentazione disponibile;
- coerenza con gli obiettivi dell’evento.
Significato e obiettivi della certificazione ISO 20121
La certificazione ISO 20121 attesta che un’organizzazione ha adottato un sistema di gestione conforme alla norma entro uno scopo chiaramente definito.
Lo scopo può riguardare:
- un singolo evento;
- una serie di eventi simili;
- tutti gli eventi gestiti da un’organizzazione;
- determinati servizi collegati alla realizzazione di eventi.
La certificazione non significa che l’evento sia privo di impatti.
Dimostra invece che l’organizzazione ha costruito un metodo per:
- identificare gli impatti;
- individuare priorità;
- rispettare gli obblighi applicabili;
- stabilire obiettivi;
- coinvolgere fornitori e stakeholder;
- monitorare le attività;
- raccogliere dati;
- correggere i problemi;
- migliorare nel tempo.
Un evento certificato può quindi produrre rifiuti, consumare energia e generare spostamenti. La differenza è che questi aspetti vengono valutati e gestiti attraverso procedure e responsabilità definite.
Un esempio concreto riguarda la somministrazione di cibo e bevande.
Non basta cambiare un piatto tradizionale con uno compostabile. Bisogna valutare anche menu, quantità, sprechi, trasporto, acqua, imballaggi, punti di raccolta e informazioni fornite al pubblico.
La guida su come fare un catering sostenibile approfondisce proprio queste scelte operative, che nella ISO 20121 devono essere collegate a obiettivi, indicatori e responsabilità.
Requisiti per il sistema di gestione degli eventi
Un sistema ISO 20121 richiede che l’organizzazione definisca il perimetro dell’evento, individui gli impatti più rilevanti e assegni responsabilità chiare.
Le decisioni devono essere pianificate, documentate e verificate. Non possono dipendere soltanto dalla sensibilità del singolo organizzatore o dalla buona volontà dei volontari.
Tra gli aspetti da considerare possono rientrare:
- energia;
- acqua;
- mobilità;
- produzione di rifiuti;
- materiali;
- cibo e bevande;
- acquisti;
- accessibilità;
- sicurezza;
- inclusione;
- condizioni di lavoro;
- comunità locale;
- comunicazione;
- emergenze;
- eredità dell’evento.
La scelta delle stoviglie compostabili per eventi può rientrare nella politica di approvvigionamento e nella gestione della frazione organica.
Per funzionare davvero, però, deve essere accompagnata da:
- quantità adeguate;
- certificazioni riferite ai prodotti;
- sacchi e contenitori idonei;
- accordi con il gestore locale;
- istruzioni per gli operatori;
- cartelli chiari per il pubblico;
- assenza di materiali tradizionali facilmente confondibili.
L’esperienza con oltre 200 sagre ed eventi ci ha insegnato che un prodotto corretto, inserito in un sistema disorganizzato, può non raggiungere il risultato previsto.
La nomina del responsabile della sostenibilità nel CAM Eventi
La ISO 20121 richiede che ruoli, responsabilità e autorità siano definiti chiaramente.
Non impone necessariamente una qualifica professionale chiamata “responsabile della sostenibilità”, ma l’organizzazione deve stabilire chi coordina il sistema e chi risponde delle singole attività.
Nei CAM per l’organizzazione e la realizzazione degli eventi pubblici è invece prevista espressamente la nomina di un Responsabile della sostenibilità dell’evento.
Questa figura deve sovrintendere all’attuazione delle azioni previste e coordinare aree che spesso vengono gestite separatamente:
- approvvigionamenti;
- catering;
- mobilità;
- rifiuti;
- accessibilità;
- comunicazione;
- rapporti con i fornitori;
- raccolta dei dati;
- rendicontazione finale.
La nomina non dovrebbe restare un atto formale.
Se il responsabile non può intervenire sulle decisioni di acquisto, sulla disposizione dei contenitori o sulle istruzioni date ai volontari, diventa difficile mantenere coerenza durante il servizio.
Lo vediamo soprattutto nelle manifestazioni con più punti di somministrazione.
Se ogni stand acquista materiali differenti, applica regole proprie e usa contenitori diversi, a fine serata la raccolta diventa molto più complessa.
Quando invece esiste un coordinamento unico, possiamo costruire una fornitura omogenea e dare indicazioni coerenti a tutti gli operatori.
ISO 20121 e CAM Eventi non coincidono.
La ISO 20121 è una norma volontaria per i sistemi di gestione. I CAM sono criteri obbligatori negli affidamenti pubblici quando applicabili.
Possono però sostenersi a vicenda, perché entrambi richiedono pianificazione, responsabilità definite, controlli e documenti.
Integrazione tra ISO 20121, ISO 14001 e ISO 30415
La ISO 20121 può essere integrata con altri sistemi e linee guida già adottati dall’organizzazione.
La ISO 14001 riguarda il sistema di gestione ambientale e aiuta a controllare aspetti come:
- consumi;
- emissioni;
- rifiuti;
- conformità legislativa;
- obiettivi ambientali;
- miglioramento delle prestazioni.
La ISO 20121 utilizza un approccio simile, ma lo applica al ciclo di vita dell’evento e comprende in modo più esplicito anche gli aspetti sociali ed economici.
La ISO 30415 riguarda invece diversità e inclusione nelle organizzazioni. Può aiutare ad approfondire temi come:
- accessibilità;
- pari opportunità;
- prevenzione delle discriminazioni;
- linguaggio inclusivo;
- coinvolgimento di gruppi differenti;
- condizioni di lavoro;
- rappresentanza.
Un’organizzazione già certificata ISO 14001 non ottiene automaticamente la ISO 20121.
Può però utilizzare procedure già esistenti per controllo dei documenti, audit, formazione, gestione delle non conformità e riesame.
Anche le certificazioni di prodotto hanno una funzione distinta.
Comprendere Ecolabel e perché sceglierlo aiuta a distinguere i due livelli: Ecolabel può attestare determinate caratteristiche di un prodotto o servizio appartenente a una categoria prevista, mentre la ISO 20121 valuta il modo in cui viene gestito l’intero evento.
Percorso per ottenere la certificazione ISO 20121
Per ottenere la certificazione ISO 20121 bisogna costruire e applicare il sistema, raccogliere prove del suo funzionamento e affrontare l’audit di un organismo di certificazione competente.
Il percorso non dovrebbe iniziare dalla ricerca del certificato. Deve iniziare dalla comprensione dell’evento.
Le fasi principali sono:
- definire lo scopo del sistema;
- analizzare il contesto;
- individuare stakeholder e aspettative;
- identificare gli obblighi applicabili;
- valutare impatti, rischi e opportunità;
- approvare una politica;
- assegnare ruoli e responsabilità;
- stabilire obiettivi e indicatori;
- definire le procedure operative;
- coinvolgere i fornitori;
- formare personale e volontari;
- monitorare le attività;
- registrare problemi e non conformità;
- svolgere l’audit interno;
- effettuare il riesame;
- affrontare l’audit di certificazione.
Tra i documenti utili possono esserci:
- analisi del contesto;
- mappa degli stakeholder;
- politica di sostenibilità;
- registro degli impatti;
- piano operativo;
- obiettivi e indicatori;
- criteri per la selezione dei fornitori;
- piano della mobilità;
- piano dei rifiuti;
- procedure di accessibilità;
- registrazioni dei consumi;
- report dell’evento;
- verbali degli audit;
- verbale del riesame.
Non esiste però un pacchetto identico per qualsiasi manifestazione.
Una fiera internazionale, una festa patronale e un congresso aziendale presentano impatti, rischi e capacità organizzative differenti.
Audit, checklist e processi di accreditamento
L’audit verifica se il sistema è stato progettato e applicato in modo coerente con i requisiti della ISO 20121.
Il percorso comprende generalmente una prima fase documentale e una successiva verifica dell’effettiva applicazione.
L’auditor può controllare:
- scopo della certificazione;
- politica;
- impatti rilevanti;
- conformità normativa;
- modalità di acquisto;
- criteri per i fornitori;
- competenze del personale;
- comunicazione;
- controllo operativo;
- indicatori;
- non conformità;
- audit interni;
- riesame della direzione.
Una checklist aiuta a prepararsi, ma non deve diventare un esercizio puramente formale.
Scrivere “raccolta differenziata presente” non basta. Bisogna verificare se:
- i contenitori erano sufficienti;
- erano collocati nei punti giusti;
- i cartelli erano comprensibili;
- gli operatori conoscevano le regole;
- i materiali sono stati separati correttamente;
- il risultato è stato misurato.
Lo stesso vale per le forniture.
Non basta chiedere genericamente ai fornitori di essere sostenibili. Occorre definire requisiti, raccogliere documenti e controllare la coerenza tra ciò che è stato ordinato e ciò che viene realmente utilizzato.
L’accreditamento riguarda l’organismo che rilascia la certificazione.
Scegliere un organismo accreditato permette di avere maggiori garanzie su competenza, indipendenza e correttezza del processo di audit.
Ruolo degli enti certificatori e formazione professionale
L’ente certificatore verifica il sistema, ma non deve costruirlo al posto dell’organizzazione che sarà sottoposta ad audit.
La separazione tra consulenza e certificazione serve a mantenere imparzialità e indipendenza.
Prima di scegliere un organismo è utile verificare:
- accreditamento;
- scopo dell’accreditamento;
- esperienza degli auditor;
- conoscenza del settore eventi;
- durata del contratto;
- verifiche di sorveglianza;
- gestione delle non conformità;
- condizioni di utilizzo del marchio.
La formazione non deve coinvolgere soltanto il responsabile della sostenibilità.
Chi gestisce gli acquisti deve conoscere i criteri per i fornitori. Il catering deve sapere come limitare gli sprechi. I volontari devono conoscere i flussi di raccolta. Chi comunica l’evento deve evitare claim che vanno oltre i risultati dimostrabili.
Lavorando con sagre e manifestazioni abbiamo visto che brevi istruzioni operative, fornite prima dell’apertura, sono spesso più efficaci di un documento molto lungo consegnato all’ultimo momento.
La formazione può quindi essere differenziata per ruolo:
- organizzatori;
- responsabili di stand;
- volontari;
- addetti alla pulizia;
- catering;
- tecnici;
- comunicazione;
- fornitori.
Un altro aspetto importante riguarda il modo in cui la certificazione viene raccontata.
Scrivere “evento a impatto zero” non è una conseguenza automatica della ISO 20121.
La norma certifica un sistema di gestione entro un perimetro definito. Comprendere che cosa è il greenwashing aiuta a evitare che una certificazione reale venga trasformata in un claim più ampio di ciò che può dimostrare.
Casi studio di eventi certificati e buone pratiche
I casi più utili non sono necessariamente quelli con la tecnologia più innovativa. Sono quelli nei quali forniture, persone, logistica, comunicazione e raccolta vengono coordinate prima, durante e dopo l’evento.
Londra 2012 è strettamente collegata alla nascita della ISO 20121. L’organizzazione dei Giochi utilizzò un sistema strutturato per affrontare temi come cambiamento climatico, rifiuti, biodiversità, inclusione e salute, contribuendo allo sviluppo della prima edizione della norma.
Anche la COP21 di Parigi ha utilizzato la ISO 20121 come riferimento per la gestione di un grande evento internazionale.
Questi esempi dimostrano che la norma può essere applicata a manifestazioni complesse, ma il metodo resta valido anche per contesti più piccoli.
Nell’esperienza maturata lavorando con oltre 200 sagre ed eventi, abbiamo visto che le soluzioni più efficaci vengono decise prima dell’apertura, non durante le operazioni di chiusura.
Quando sappiamo in anticipo:
- quale cibo verrà servito;
- quante persone sono previste;
- quali stoviglie saranno utilizzate;
- come saranno organizzati gli stand;
- quali rifiuti verranno prodotti;
- come funziona la raccolta locale;
possiamo costruire una fornitura più omogenea e semplice da gestire.
In una sagra, per esempio, scegliere piatti, bicchieri e posate compostabili certificati può semplificare la raccolta insieme ai residui alimentari, ma soltanto quando il gestore accetta questi materiali nell’organico e tutte le postazioni seguono lo stesso sistema.
Abbiamo visto anche il caso opposto: articoli corretti acquistati separatamente, contenitori poco visibili e volontari non informati.
Il risultato è che, a fine servizio, materiali potenzialmente recuperabili vengono mescolati e conferiti nell’indifferenziato.
Per questo consideriamo la scelta delle forniture soltanto una parte del lavoro.
Servono anche:
- indicazioni chiare;
- postazioni riconoscibili;
- materiali omogenei;
- formazione del personale;
- confronto con il gestore dei rifiuti;
- controllo durante il servizio;
- registrazione dei risultati.
Il modello dell’ecofesta rappresenta un’applicazione pratica di questi principi.
Non riguarda soltanto le stoviglie, ma anche acqua, mobilità, rifiuti, acquisti, comunicazione, accessibilità e coinvolgimento dei partecipanti.
Una sagra può, per esempio:
- acquistare quantità più precise;
- ridurre i prodotti differenti;
- predisporre isole di raccolta;
- formare i volontari;
- recuperare le eccedenze alimentari;
- favorire fornitori locali;
- registrare consumi e rifiuti;
- redigere un report;
- utilizzare l’esperienza nell’edizione successiva.
La ISO 20121 non richiede che ogni evento sia perfetto.
Richiede che gli impatti vengano affrontati con metodo e che l’organizzazione sia in grado di imparare da ciò che ha funzionato e da ciò che deve essere migliorato.
Domande frequenti
Cosa definisce la norma UNI EN ISO 20121?
La norma UNI ISO 20121:2024 definisce i requisiti di un sistema di gestione della sostenibilità applicato agli eventi e alle attività collegate.
Nel linguaggio comune può essere indicata anche come UNI EN ISO 20121, ma per la versione italiana pubblicata da UNI il riferimento da verificare è UNI ISO 20121:2024.
La norma aiuta le organizzazioni a individuare e gestire impatti ambientali, sociali ed economici, coinvolgere le parti interessate, stabilire obiettivi e migliorare progressivamente le proprie prestazioni.
Può essere applicata a eventi di qualsiasi tipo e dimensione.
Quali sono i requisiti della ISO 20121 per gli eventi?
I requisiti della ISO 20121 per gli eventi comprendono analisi del contesto, individuazione degli stakeholder, politica, valutazione degli impatti, obiettivi, gestione dei fornitori, formazione, controllo operativo, monitoraggio, audit e miglioramento.
Per festival e concerti è importante pianificare anche materiali, punti di somministrazione e rifiuti.
Le soluzioni di monouso ecologico per festival e concerti possono contribuire agli obiettivi dell’evento solo quando sono inserite in un sistema coerente di acquisto, utilizzo, raccolta e verifica.
Dove si trova il download del PDF della norma?
Il PDF della norma ISO 20121:2024 può essere acquistato attraverso ISO oppure tramite UNI nella versione nazionale.
Il testo completo è protetto da copyright e non è normalmente disponibile gratuitamente.
Prima dell’acquisto bisogna controllare edizione, lingua e adozione nazionale. Sintesi, brochure e materiali informativi non sostituiscono il testo ufficiale.
Che cosa significa la certificazione ISO 20121?
La certificazione ISO 20121 significa che un organismo indipendente ha verificato la conformità del sistema di gestione della sostenibilità entro uno scopo definito.
Non significa che l’evento non produca rifiuti, emissioni o altri impatti e non autorizza automaticamente claim come “100% sostenibile” o “impatto zero”.
Per comprendere il valore della certificazione bisogna verificare quale evento, organizzazione o tipologia di attività rientra nello scopo riportato sul certificato.
Qual è la differenza tra ISO 20121 e ISO 14001?
La differenza tra ISO 20121 e ISO 14001 riguarda soprattutto il campo di applicazione.
La ISO 20121 è dedicata alla gestione della sostenibilità degli eventi e considera aspetti ambientali, sociali ed economici.
La ISO 14001 riguarda il sistema di gestione ambientale di un’organizzazione e si concentra sul controllo e sul miglioramento delle prestazioni ambientali.
Le due norme possono essere integrate, ma una certificazione non sostituisce automaticamente l’altra.
